Ga direct naar inhoud

Good practice Crisiscommunicatie in Friesland: nuchter en verbindend

Nieuwsbericht | 18-06-2015 | 14:48

‘De teamleden van het team communicatie kenden hun functie en wisten wat ze moesten doen. Ze verdeelden bij aankomst in het team direct de taken en gingen aan de slag. Afstemming met andere partijen verliep via het team bevolkingszorg. Daarnaast werden uitvoerende taken afgestemd met Prorail, Rijkswaterstaat, Wetterskip en Vermilion. Ook was er afstemming met de communicatieadviseurs in het Commando Plaats Incident (CoPI), het Regionaal Operationeel Team (ROT) en het Regionaal Beleids Team (RBT). Er werd door het team effectief gewerkt. Iedereen wist wat hij of zij moest doen.’ Dit bleek niet alleen uit de systeemtest in 2014, maar werd ook gevalideerd door de praktijk. Saskia van den Broek (afdelingshoofd Crisisbeheersing) deed uit de doeken hoe deze praktijk er bij de Veiligheidsregio Fryslân uitziet.

Visualisatie crisisorganisatie: communicatie regionaal georganiseerd met flexibele communicatiepool voor extra ondersteuning
Visualisatie van de crisisorganisatie: communicatie regionaal georganiseerd met flexibele communicatiepool voor extra ondersteuning

Pool

Fryslân heeft één pool waaruit de functies van hoofd communicatie, communicatieadviseur BT en communicatieadviseur ROT worden gevuld. De leden van de pool zijn voor alle drie de functies opgeleid en kennen elkaar door en door.

Bestuurlijke problemen?

In de zaal rees de vraag of de organisatiestructuur tot bestuurlijke problemen leidt, immers ‘gemeenten hebben hun eigen communicatiemensen’. Van den Broek gaf aan dit gepolst te hebben. Burgemeesters gaven aan niet persé of uitsluitend met eigen adviseurs te hoeven werken ‘als diegene die aanschuift maar deskundig is’.

Tips en tops uit de praktijk

Stuur vanaf het begin van een incident op communicatie.

  • Omarm wat op social media gebeurt op een positieve manier (en probeer en niet ‘overheen’ te gaan).
  • Ondersteun de bestaande organisatie met een flexibele communicatiepool voor expertise en uitvoering (situationeel/naar behoefte omgaan met de pool zorgt voor snelheid).
  • Extra (bewezen) deskundigheid blijkt welkom als aanvulling op het gemeentelijk beleidsteam.
  • Bewezen toegevoegde waarde, vooral bij incidenten in kleinere gemeenten, omdat deze:
    • Onvoldoende communicatiecapaciteit hebben.
    • Communicatiemedewerkers hebben die in de kleine, hechte gemeenschap soms persoonlijk betrokken waren bij een incident.

Zelfreflectie

Van den Broek eindigde haar bijdrage met een stukje zelfreflectie: wat moet er beter? ‘De praktijkervaring met het model is nog beperkt. Ook is de vereniging van drie rollen in een functie spannend, omdat iedere rol zijn eigen competenties vraagt. Waar het écht om gaat is of de crisiscommunicatie volgens de bevolking beter gaat. De Veiligheidsregio Fryslân zal dit meten door vragen op te nemen in de evaluatie van Grip-incidenten’, aldus Van den Broek.

Publicaties