FAQ Incassodienstverlener

Waarom is er toezicht op de incassomarkt?

Mensen die een product of dienst afnemen, moeten daarvoor betalen. Als dat betalen niet of niet op tijd gebeurt, kan het bedrijf dat nog geld krijgt een incassodienstverlener in de arm nemen. Een incassodienstverlener mag daarbij mensen met een schuld (schuldenaren) niet verder in de problemen brengen, door ze bijvoorbeeld agressief te benaderen of te hoge kosten in rekening te brengen. De Wet kwaliteit incassodienstverlener (Wki) stelt kwaliteitseisen waaraan incassodienstverleners moeten voldoen. De Wki zorgt zo voor een verbetering van de kwaliteit van de incassodienstverlening en helpt de schuldenproblematiek in Nederland terug te dringen. De Inspectie Justitie en Veiligheid (Inspectie JenV) ziet erop toe dat incassodienstverleners zich aan de Wki houden.

Voor wie geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlener (Wki)?

De wet geldt voor:

• ondernemingen die buitengerechtelijke (buiten de rechter om) incassowerkzaamheden uitvoeren; en
• dit doen voor een derde partij of nadat een vordering aan hen is overgedragen; en
• die schulden innen bij (natuurlijke) personen die wonen in Nederland. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook vennootschappen onder firma of eenmanszaken.

De Wki geldt daarmee voor verschillende soorten ondernemingen die buiten de rechter om incassoactiviteiten verrichten. Denk hierbij aan de klassieke incassobureaus, maar ook aan administratiekantoren, debiteurenbeheerders, VVE-beheerders, vastgoedbeheerders en BuyNowPayLater-bedrijven. Al deze ondernemingen moeten voor deze incassoactiviteiten voldoen aan de eisen uit de Wki. 

De Inspectie JenV houdt toezicht op deze ondernemingen als ze voldoen aan bovenstaande eisen. Ook advocaten en deurwaarders moeten zich aan de Wki houden (m.u.v. de registratieplicht). De dekens houden toezicht op advocaten en het Bureau Financieel Toezicht op deurwaarders die ook incassoactiviteiten verrichten.

Volgens de Wki moeten incassodienstverleners zich inschrijven in een speciaal register: het Register Incassodienstverlening. Ook moeten ze aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Zo moet onder meer de administratie op orde zijn en moeten zij mensen met een schuld en opdrachtgevers goed informeren.

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer, ook als een incassodienstverlener in naam van de opdrachtgever handelt, valt onder de Wki. Het is met de invoering van de Wki daarmee niet langer toegestaan om debiteurenbeheer (of andere incassowerkzaamheden) uit te voeren zonder dat mensen met een schuld weten dat een derde betrokken is bij de betreffende werkzaamheden.

Wanneer moet ik mij als incassodienstverlener registreren in het incassoregister?

Wanneer u voldoet aan de reikwijdte-eisen van de Wki (zie het antwoord op de vorige vraag 2) dient u zich in te schrijven in het Register Incassodienstverlening. Inschrijving in het register kan vanaf 1 april 2024. Screeningsautoriteit Justis beheert het register en controleert bij inschrijving of incassodienstverleners aan de Wki voldoen. Zonder registratie mogen incassodienstverleners vanaf 1 april 2025 geen buitengerechtelijke incassowerkzaamheden meer uitvoeren. Voor incassodienstverleners, die sinds april 2024 actief zijn op de markt, geldt dat zij zich direct hadden moeten registreren. Het register is openbaar en gratis in te zien. Zo kan iedereen controleren of een incassodienstverlener is ingeschreven. Het is aan de schuldeiser om een geregistreerde dienstverlener in de arm te nemen. 

Hoe voert de Inspectie JenV haar toezichthoudende taak uit?

De Inspectie JenV werkt risicogestuurd. Dat betekent dat zij haar mensen en middelen inzet waar problemen zijn of waar problemen dreigen. Om dat goed te kunnen doen, maakt de inspectie risicoanalyses om (potentiële) risico’s en ontwikkelingen in de incassomarkt in beeld te krijgen. Dat doet zij onder meer op basis van informatie uit haar inspecties, meldingen die via het Meldpunt Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) binnenkomen en informatie van bijvoorbeeld schuldhulpverleners of andere toezichthouders.

De Inspectie JenV controleert via verschillende manieren of incassodienstverleners zich aan de regels houden. Zo gaat zij bij incassodienstverleners langs of vraagt digitaal informatie op. De inspectie gaat steekproefsgewijs bij bedrijven langs. Ook kan de inspectie een onderzoek starten naar aanleiding van meldingen. Dat doet zij wanneer er vermoedens zijn van een (mogelijke) overtreding van de Wki. In dat geval kan de inspectie onaangekondigd langsgaan bij een incassodienstverlener. Inspecteurs mogen, met vertoning van hun legitimatie, gebouwen betreden, medewerkers horen en dossiers inzien. Betrokkenen moeten op grond van artikel 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht hieraan meewerken, maar hebben altijd recht op rechtsbijstand.

Hoeveel incassokosten mag een incassodienstverlener in rekening brengen?

Een incassodienstverlener mag incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar voor uitgevoerde incassowerkzaamheden. Voordat een incassodienstverlener deze kosten in rekening brengt, moet de schuldenaar 14 dagen de gelegenheid krijgen om de oorspronkelijke rekening te betalen. De Inspectie JenV controleert of de incassodienstverlener de zogenoemde 14-dagenbrief (ook wel Wet op de Incassokosten (WIK)-brief of ingebrekestelling genoemd) verstuurt voordat incassokosten in rekening gebracht worden. Ook controleert de inspectie of de incassodienstverlener niet te hoge incassokosten in rekening brengt. In de Staffel Buitenrechtelijke incassokosten staat opgenomen hoe hoog de incassokosten afhankelijk van de hoogte van de vordering mag zijn.

Maximale incassokosten

Incassokosten bestaan uit een percentage van de rekening. Het gaat om de volgende percentages:

Bedrag van de openstaande rekening	Maximale incassokosten
Over de eerste € 2.500	15%
Over de volgende € 2.500	10%
Over de volgende € 5.000	5%
Over de volgende € 190.000	1%
Boven € 200.000	0,5%

Minimale incassokosten

Bij een vordering van €266,67 of lager mag een incassodienstverlener €40 aan incassokosten in rekening brengen. Is de rekening bijvoorbeeld €250, dan mag de incassodienstverlener €40 vragen, ook al is dit meer dan 15%. Wanneer een bedrag hoger is dan €266,67, mag de incassodienstverlener gebruikmaken van de percentages uit het Besluit buitengerechtelijke kosten. Een incassodienstverlener mag in het voordeel van de schuldenaar ook altijd een lager bedrag of geen incassokosten in rekening brengen.  

Wat houdt de cumulatieregeling in?

De cumulatieregeling zorgt ervoor dat ongewenste stapeling van incassokosten wordt tegengegaan bij termijnbetalingen van maximaal €266,67 bij duurovereenkomsten. Bij een duurovereenkomst kunt u bijvoorbeeld denken aan maandelijkse huur of het betalen van de elektriciteit. Een incassodienstverlener mag dan niet voor elk gemiste termijnbedrag afzonderlijk opnieuw de volledige incassokosten volgens het Besluit buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Wat betekent de cumulatieregeling in de praktijk?

Vanaf 1 oktober 2024 geldt bij de berekening van incassokosten dat, als in de afgelopen zes maanden door een incassodienstverlener is aangemaand, bij de eerstvolgende aanmaning maximaal €20 aan incassokosten mag worden gerekend. Concreet betekent dit dat een incassodienstverlener die in augustus 2024 een aanmaning heeft gestuurd, in oktober 2024 €20 incassokosten in rekening mag brengen. Als in de afgelopen zes maanden geen termijnbetalingen zijn gemist, dan mag bij de eerstvolgende gemiste termijn wel opnieuw €40 aan incassokosten worden gerekend. Kortom, als de incassodienstverlener voor het laatst in augustus 2024 een aanmaning heeft gestuurd, mag de incassodienstverlener in maart 2025 opnieuw €40 aan incassokosten rekenen.

Een uitzondering geldt voor termijnbedragen van boven de €266,67. In die gevallen geldt de nieuwe cumulatieregeling niet, maar geldt de algemene cumulatiestaffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Ook hiervoor geldt een terugkijkperiode van zes maanden. De Inspectie JenV wijst er overigens op dat altijd in het voordeel van de schuldenaar mag worden afgeweken van deze regels. Minder incassokosten in rekening brengen is dus altijd toegestaan.

Ter illustratie van het bovenstaande kunt u onderstaand schema als voorbeeld gebruiken.

Jaar - 2025	Hoogte factuur	Incassokosten
Januari	€ 200	€ 40
Maart	€ 200	€ 20
April	€ 280	€ 42 (15% BIK)
Mei	€ 200	€ 20
September	€ 280	€ 42 (15% BIK)
December	€ 200	€ 20

Achtergrond

De cumulatieregeling moet ervoor zorgen dat mensen met een schuld niet verder in de problemen komen. Zij worden door deze regeling niet telkens opnieuw geconfronteerd met onevenredig hoge incassokosten.

Hoe toetst de inspectie de opleidingseisen uit de Wki?

In de Wki (artikel 13, eerste lid) staat dat een verrichter of aanbieder van incassowerkzaamheden ervoor moet zorgen dat incassomedewerkers en hun leidinggevenden, voldoende vakbekwaam zijn en deze vakbekwaamheid onderhouden.

Wat betekent deze norm in de praktijk?

Incassomedewerkers moeten een opleiding van ten minste MBO-niveau 3 van het Europees kwalificatiekader hebben gevolgd. Voor operationeel leidinggevenden en zelfstandigen zonder personeel is een opleiding van ten minste MBO-niveau 4 van het Europees kwalificatiekader vereist. Een HAVO- of VAVO-diploma is ook voldoende. De wetgever stelt geen andere eisen aan de specifieke inhoud waaraan opleidingen van dit type kwalificatie moeten voldoen. Voor meer informatie over het Europeesrechtelijk kwalificatiekader kunt u hier terecht: Aanbeveling van de Raad van 22 mei 2017 inzake het Europees kwalificatiekader voor een leven lang leren en tot intrekking van de aanbeveling van het Europees Parlement en de Raad van 23 april 2008 tot vaststelling van een Europees kwalificatiekader voor een leven lang leren. (europa.eu)

Gelet om mogelijk onevenredige effecten voor de sector heeft het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft besloten om tijdelijk coulanter beleid te voeren ten aanzien van de opleidingseis.

Nieuwe situatie

Uitgangspunt blijft een opleiding van ten minste MBO-niveau 3 of 4. Voor nieuwe medewerkers en incassodienstverleners die vanaf 1 april 2025 werkzaam zijn blijft dit een vereiste. Voor zittende medewerkers geldt dat een incassodienstverlener, bij de aanvraag voor registratie bij screeningsautoriteit Justis, moet aangeven welke medewerkers aan de opleidingseis voldoen. Ook moet de incassodienstverlener een overzicht toevoegen van medewerkers die hier niet aan voldoen. Per medewerker die niet voldoet, moet gemotiveerd worden hoe, ondanks het ontbreken van het vereiste diploma, alsnog aan de vereiste vakbekwaamheid wordt voldaan. Justis toetst of een dergelijke onderbouwing bij de registratieaanvraag aanwezig is. De inhoudelijke toets ligt bij de Inspectie JenV.

In haar toezicht legt de Inspectie JenV meer de nadruk op de motivering van vakbekwaamheid en overige wettelijke eisen die vakbekwaamheid waarborgen. Dan kan het bijvoorbeeld gaan om relevante werkervaring of (jaarlijkse) cursussen vanuit de brancheverenigingen.

De coulanceregeling geldt in ieder geval tot de uitkomsten van de invoeringstoets bekend zijn.

Hoe toetst de inspectie of het voorwerp en de titel van de vordering op juiste wijze staat omschreven?

Een incassodienstverlener moet volgens het Bki (artikel 3.1, eerste lid, Bki) aan de schuldenaar zo snel mogelijk en daarna wanneer daar om gevraagd wordt door de schuldenaar, een schriftelijke beschrijving geven van de geldvordering. In deze schriftelijke beschrijving moet onder andere het voorwerp en de titel staan van de verplichting om de oorspronkelijke geldsom te voldoen.

Wat betekent deze norm in de praktijk?

Met het voorwerp en de titel moet het voor mensen met een schuld duidelijk zijn waar de vordering (factuur) over gaat.

Onder titel wordt verstaan of de vordering is ontstaan uit een overeenkomst of uit een schadevergoeding.

Het voorwerp is de kern van deze overeenkomst of schadevergoeding.

Voorbeeld: Als iemand een product heeft gekocht bij een webwinkel en daar een vordering (factuur) voor krijgt, moet als titel ‘koopovereenkomst’ worden benoemd. De kern van de overeenkomst is de koop van een specifiek product bij de betreffende webwinkel. Als voorwerp moet dan omschreven staan ‘koop [benoeming specifiek product]’. Belangrijk is dat het met de beschrijving voor mensen met een schuld in één oogopslag en zonder nader onderzoek in de eigen administratie duidelijk en controleerbaar is om welke specifieke vordering het gaat. Ook als er meerdere vergelijkbare vorderingen aanwezig zijn. Dit vraagt van de incassodienstverlener een specifieke beschrijving van het voorwerp en de titel.

Ook moet een incassodienstverlener van elke opdracht die hij aangaat een dossier bijhouden, waarin voor de opdracht relevante documenten beschikbaar zijn (artikel 5.1 Bki). Onder relevante documenten valt in ieder geval de factuur of het voorwerp en de titel van de verplichting om de oorspronkelijke geldsom te voldoen. Ook hier geldt bovenstaande uitleg voor de omschrijving van het voorwerp en de titel.

Achtergrond

De uitleg van deze norm volgt ook uit de Wki waarin is opgenomen dat een incassodienstverlener zorg moet dragen voor inzicht in de opbouw van de vordering en daarbij zo goed mogelijk specificeert waar de vordering (of onderdelen daarvan) op gebaseerd is.

De wetgever legt met artikel 3.1 Bki een vergaande informatieverplichting over de vordering bij de incassodienstverlener neer. Deze verplichting is bedoeld om de informatiepositie van mensen met een schuld te versterken. Pas als de schuldenaar beschikt over alle informatie kan hij de juistheid van de vordering controleren. De schuldenaar kan vervolgens, indien nodig, maatregelen nemen, zoals het betwisten van de vordering.

Moet een fysieke afspraak op het kantoor van de incassodienstverlener plaatsvinden?

In artikel 5, vierde lid, van de Regeling kwaliteit incassodienstverlening (Rki) staat dat een incassodienstverlener mensen met een schuld de mogelijkheid moet geven tot het maken van een fysieke afspraak voor het ontvangen van informatie, het afgeven van documenten of het doen van betalingen.

Wat betekent deze norm in de praktijk?

Deze fysieke afspraak mag plaatsvinden aan het bezoekadres van de incassodienstverlener. Deze fysieke afspraak mag ook ergens anders plaatsvinden, bijvoorbeeld in een door de incassodienstverlener (al dan niet tijdelijk) gehuurd kantoorpand. Dit kan wenselijk zijn voor incassodienstverleners die werken vanuit hun woonadres.

Wat beschouwt de Inspectie JenV als het uitoefenen van oneigenlijke druk?

Incassodienstverleners mogen mensen met een schuld niet meer dan nodig of op een onjuiste wijze onder druk zetten. Dat staat in de Wki (artikel 13, derde lid) en de onderliggende Rki (artikel 3, eerste lid onder a).

Wat betekent deze norm in de praktijk?

Het uitoefenen van enige druk is passend bij de normale bedrijfsvoering van incassodienstverleners. Openstaande, rechtmatige vorderingen moeten immers worden betaald. Deze druk mag echter niet te ver gaan; de druk moet steeds eigenlijk zijn. Een incassodienstverlener mag bijvoorbeeld niet dreigen met het uitbrengen van een dagvaarding, de inbeslagname van spullen of het starten van een gerechtelijke procedure, als hij niet daadwerkelijk van plan is om daartoe over te gaan of daartoe zelfstandig bevoegd is. Ook de fase en frequentie waarin met maatregelen wordt gedreigd, kan bepalend zijn bij de beoordeling van oneigenlijke druk. Wanneer bijvoorbeeld al vanaf januari wordt gedreigd met het op korte termijn uitbrengen van een dagvaarding, maar de incassodienstverlener dit volgens haar eigen procedure pas over zes maanden daadwerkelijk zal doen, kan de inspectie dit meenemen in haar oordeel.

Daarnaast mag de incassodienstverlener niet dreigen met maatregelen die nog niet aan de orde zijn of waarvoor de wettelijke grondslag ontbreekt. De Inspectie JenV kijkt ook altijd naar de specifieke bevoegdheden van een incassodienstverlener. Zo is een advocaat die incassowerkzaamheden verricht tot meer middelen bevoegd dan een ‘klassieke’ incassodienstverlener. Als incassodienstverlener is het ook niet toegestaan om te dreigen met een maatregel die zij zelf niet mogen uitvoeren, zoals het uitbrengen van een dagvaarding. Het moet in de correspondentie duidelijk zijn dat de incassodienstverlener niet zelf de maatregel uitvoert, maar dat zij hiervoor een gerechtsdeurwaarder zal inschakelen.

Hoe toetst de Inspectie JenV of de incassodienstverlener communiceert op niveau B1?

Het is belangrijk dat incassodienstverleners helder en duidelijk communiceren naar mensen met een schuld. Artikel 3, lid 1, onder c, van de Rki schrijft voor dat de incassodienstverlener die een schuldenaar benadert, communiceert op B1-niveau.

Wat betekent deze norm in de praktijk?

De Inspectie JenV toetst of incassodienstverleners zich weerhouden van het gebruik van juridisch en ouderwets taalgebruik en vaktaal in de communicatie naar mensen met een schuld. Mensen met een schuld moeten in staat zijn om de inhoud van brieven over een schuld zonder hulp van iemand anders te begrijpen. Overmatig en onnodig juridisch en ouderwets taalgebruik is bijvoorbeeld voor de meeste mensen niet begrijpelijk. Denk hierbij aan het gebruik van woorden als: in gebreke waarvan, sommatie, van rechtswege in verzuim, buitengerechtelijke kosten, rechtsmaatregelen treffen, rechtens. De incassodienstverlener zal steeds moeten kijken of bepaalde informatie noodzakelijk is om de schuldenaar te informeren over diens rechten en plichten zonder hierbij onnodig moeilijke of juridische woorden te gebruiken.

Wat doet de Inspectie JenV met meldingen over incassodienstverleners?

De Inspectie JenV gebruikt meldingen om keuzes te maken in haar toezicht, bijvoorbeeld om te bepalen welke incassodienstverleners worden onderzocht. De inspectie neemt geen individuele klachten van mensen met een schuld of schuldeisers in behandeling. De inspectie heeft niet de taak van individuele klachtenoplosser. Ook is zij geen juridisch adviesbureau voor vragen van ondernemingen.

Hoe toetst de Inspectie JenV aan de geschillenregeling uit de Wki?

Incassodienstverleners moeten zijn aangesloten bij een onafhankelijke geschillenregeling (artikel 13, vijfde lid Wki). Als de behandeling van een klacht niet voor de gewenste oplossing zorgt, dan kan de klacht worden behandeld via de geschillenregeling. De geschillenregeling moet toegankelijk zijn voor zowel mensen met een schuld als voor schuldeisers. De keuze voor een geschillenregeling staat de incassodienstverlener vrij.

Wat betekent deze norm in de praktijk?

De Inspectie JenV beoordeelt in haar toezicht of een incassodienstverlener is aangesloten bij een geschilleninstantie. Daarbij toetst de inspectie of de gehanteerde geschilleninstantie voldoende onafhankelijk is. Hiervoor kan de inspectie kijken naar wie zitting neemt in de beoordelingscommissie(s) en of sprake is van mogelijke belangenverstrengeling tussen de medewerkers van de betreffende geschilleninstantie en de aangesloten incassodienstverlener.