Hoe controleert de inspectie
De inspectie controleert via verschillende manieren of incassodienstverleners zich aan de regels houden. Zo gaat zij via regulier toezicht bij incassodienstverleners langs of vraagt digitaal informatie op. Ook gaat zij steekproefsgewijs bij bedrijven langs. Via verdiepend toezicht voert de inspectie onderzoek uit. Dat doet zij wanneer er vermoedens zijn van (mogelijke) overtreding van de regels. Dan kan de inspectie onaangekondigd langsgaan bij bedrijven en vraagt zij informatie op. Inspecteurs mogen, met vertoning van hun legitimatie, gebouwen betreden, medewerkers horen en dossiers inzien. Betrokkenen moeten hieraan meewerken, maar hebben altijd recht op rechtsbijstand.
De Inspectie JenV controleert of incassodienstverleners zich aan de regels houden. Dat betekent dat zij vanaf uiterlijk 1 april 2025 zijn ingeschreven in het incassoregister (gaat het om een nieuw bedrijf, dan moet dat direct) en dat zij zich houden aan de kwaliteitseisen die de Wki (en onderliggende regelgeving) stelt. Het gaat dan om:
- Vakbekwaamheid: Een incassodienstverlener moet kunnen laten zien dat hij/zij en eventuele medewerkers voldoende kennis hebben van het incassovak. Bijvoorbeeld door het volgen van opleidingen of trainingen.
- Opbouw en specificatie vordering: De incassodienstverlener moet richting de persoon die moet betalen (schuldenaar) duidelijk maken waar het schuldbedrag op is gebaseerd. Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat de hoofdsom is en wat de bijkomende incassokosten zijn. Ook de hoogte van de som moet kloppen.
- Informatievoorziening en omgang met de schuldenaar: De incassodienstverlener moet zowel richting de persoon die moet betalen (schuldenaar) als de onderneming voor wie hij werkt duidelijk zijn in zijn informatie. Dat betekent onder meer dat zij moeten weten wat hun rechten en plichten zijn. Ook mag de incassodienstverlener de schuldenaar niet onredelijk onder druk zetten. Bij betalingsmoeilijkheden mag hij/zij een betalingsregeling voorstellen.
- Administratie: Incassodienstverleners moeten hun administratie op orde hebben. Dat betekent bijvoorbeeld dat ze in beeld moeten hebben welke vorderingen ze beheren en daar dossiers van bijhouden.
- Klachten- en geschillenprocedure: Een incassodienstverlener moet een klachten- en geschillenprocedure hebben. Daar moet bijvoorbeeld in staan hoe je een klacht indient en hoe snel deze wordt behandeld.
Deze kwaliteitseisen staan in de Wki, Bki en Rki. Op basis hiervan heeft de inspectie een toetsingskader gemaakt. Hierin legt zij uit hoe incassodienstverleners het beste kunnen voldoen aan kwaliteitseisen en waar de inspectie op let bij een controle. Een overzicht van de interventiemogelijkheden per norm staat in het Toetsingskader en mogelijke interventies Wki. Het totaaloverzicht met uitgangspunten en kernwaarden is te vinden in de Toezichtstrategie incassomarkt (Wki) 2024 - 2025 Inspectie Justitie en Veiligheid.
Als bij controle van de inspectie blijkt dat een incassodienstverlener de regels heeft overtreden dan kan de inspectie op verschillende manieren het bedrijf stimuleren om zich aan de regels te houden.